مشخصات انشای بخشنامه در سازمان ها و اداره ها
بعد از مقدمه و به طور معمول در پاراگراف (بند) جداگانه، پیام و یا شرح موضوع ارائه می شود. در اینجا موضوع مورد نظر برای انتقال آورده می شود. همانطور که پیش تر نیز بیان گردید، امضاکنندگان (پیام دهنده) به وسیله بخشنامه با عده زیادی ارتباط برقرار می کنند. قدر مسلم دریافت کنندگان پیام از نظر مقام علمی و دانش اجتماعی و فردی با یکدیگر تفاوت دارند. بنابراین باید به هنگام تنظیم متن، رعایت تمام جوانب امر بشود. انشای بخشنامه باید برای تمام سطوح و دریافت کنندگان قابل درک باشد، تا حد امکان مطالب روشن و سلیس تدوین و تنظیم گردد و در صورت لزوم، موارد علمی و پیچیده توجیه گردیده و توضیح داده شوند تا خواننده در دریافت و فهم پیام دچار اشکال نگردد. در مورد بخشنامه های فنی و تخصصی که گیرندگان آن گروه خاصی هستند (مثلا: قضات دادگستری، اساتید دانشگاه و یا یک طبقه همگن و خاص) نیازی به رعایت موارد فوق نیست. در این نوع بخشنامه ها کمال و جامعیت در درجه اول اهمیت قرار دارد. به هر صورت در تنظیم متن بخشنامه باید توجه داشت که آنچه به روی کاغذ آورده می شود،
کامل، جامع و مانع باشد. با ناگفته پیداست که نوشته باید از دیدگاه معنوی و ظاهر کامل باشد و نقصی در آن ملاحظه نگردد. جامع جمیع جهات باشد و تمام لوازم بیان مطلب را در برداشته باشد. بالاخره مانع از ایجاد پرسش مکرر باشد، یعنی تا حد امکان متن تنظیمی به دور از موارد نامشخصی، تاریک و ابهام باشد. قسمت پایانی بخشنامه همانند دو بخش دیگر متن باید ضمن رعایت روال کلی بخشنامه، به طور مستقل رسالت خود را به انجام رساند. برای پایان بخشیدن به بخشنامه از چند جمله با عنوان اختتامیه و یا بیانیه پایانی استفاده می شود. این بیانیه می تواند تأکیدی بر اجرای دستورات، نحوه عمل، تشویق در انجام کار، مشخص کننده وظیفه و مسئولیت مجریان، کنترل سطوح دیگر و بالاخره بیان موارد قانونی در برخورد با پیام بخشنامه باشد. هدف از نگارش بیانیه پایانی هر چه که باشد، باید تا حد امکان مؤدبانه بوده و رعایت شخصیت گیرندگان را بنماید.
چرا که استفاده از هرگونه کلمات در بیان و انشای بخشنامه معرف شخصیت امضاکننده آن است و بخشنامه به عنوان یک نوشته به دور از این اصل کلی بعد از مقدمه و به طور معمول در پاراگراف (بند) جداگانه، پیام و یا شرح موضوع ارائه می شود. در اینجا موضوع مورد نظر برای انتقال آورده می شود. همانطور که پیش تر نیز بیان گردید، امضاکنندگان (پیام دهنده) به وسیله بخشنامه با عده زیادی ارتباط برقرار می کنند. قدر مسلم دریافت کنندگان پیام از نظر مقام علمی و دانش اجتماعی و فردی با یکدیگر تفاوت دارند. بنابراین باید به هنگام تنظیم متن، رعایت تمام جوانب امر بشود. آنشای بخشنامه باید برای تمام سطوح و دریافت کنندگان قابل درک باشد، تا حد امکان مطالب روشن و سلیس تدوین و تنظیم گردد و در صورت لزوم، موارد علمی و پیچیده توجیه گردیده و توضیح داده شوند تا خواننده در دریافت و فهم پیام دچار اشکال نگردد. در مورد بخشنامه های فنی و تخصصی که گیرندگان آن گروه خاصی هستند (مثلا: قضات دادگستری، اساتید دانشگاه و یا یک طبقه همگن و خاص) نیازی به رعایت موارد فوق نیست. در این نوع بخشنامه ها کمال و جامعیت در درجه اول اهمیت قرار دارد. به هر صورت در تنظیم متن بخشنامه باید توجه داشت که آنچه به روی کاغذ آورده می شود،کامل، جامع و مانع باشد.