بیان وظایف دبیر جلسه
وظایف دبیر جلسه
با تهیه دعوت نامه برای هر یک از اعضا و ارسال آن و حصول اطمینان از وصول
دعوت نامه
در دعوت نامه معمولا، دستور جلسه، زمان شروع، زمان خاتمه، محل جلسه قید می شود و طوری ارسال میگردد که حداقل ۷۲ ساعت قبل از تشکیل جلسه به دست شرکت کنندگان برسد. با نظارت بر آماده شدن محل جلسه و حصول اطمینان از در چسترس بودن لوازم و ابزار کار اعضا تنظیم صورت جلسه و به امضا رساندن آن . – ارسال نسخه ای از صورت جلسه برای اعضای جلسه – بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم حضور تمامی اعضا در جلسه الزامی است. در صورت غیبت هر یک از اعضا، مراتب در صورت جلسه منعکس میگردد. به طور معمول برای رسمیت یافتن جلسه، حظصور تعداد معینی از اعضا الزامی است.
۲ – صورت جلسه
صورت جلسه در لغت به معنی نوشته ای است که در آن، خلاصه گفتگوهای اعضا جلسه ذکر شده باشد و ورقهای که در آن شرح واقعه نوشته شود. از دیدگاه حقوقی، صورت جلسه (یا صورت مجلس) ورقهای است که یک مقام رسمی (قاضی، پلیس یا غیره) در آن یک عمل قضایی یا یک عمل خارجی (مانند ضرب و جرح و قتل و غیره) را به منظور اثبات یک واقعه مدنی یا کیفری یا اداری ثبت میکند.” (در این کتاب مفهوم حقوقی صورت جلسه مطرح نیست.)
همانطور که از معانی آن مستناد میگردد، صورت جلسه یا صورت مجلسی به سند یا نوشتهای گفته می شود که در بردارنده مطالب مطروحه، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد.
طرح یا چارچوب صورت جلسه هر جلسه رسمی با تجمع ارکانی که پیش تر بیان گردید، تحقق می یابد. مکمل تحقق جله، تنظیم صورت جلسه است که رسمیت جلسه را تأمین می نماید. هر صورت جلسه
دارای ارکانی است که بدون تردید باید ذکر شوند. برخی از این ارکان بسیار مهم بوده که بدون آن صورت جلسه تحقق پیدا نمی کند. برخی دیگر در درجه دوم اهمیت قرار دارند. ارکان صورت جلسه به طور عادی به شرح کان جلسه