چگونگی تنظیم متن نامه

ب – تدوین نامه صبر صبر اصول عنوان گردیده در این کتاب تنها از نظر رعایت ضوابط نامه نگاری اداری بوده و ارتباطی با دستور زبان فارسی ندارد. اما به عنوان یک حقیقت باید باور داشت که اطلاع از داشته باشد، لازم است. بدون شک خواننده ارجمند به دستور زبان مادری خود تسلط کامل صبر دارد، به ویژه که در سطوح مختلف ت:تحصیلی و به فراخور حال به فراگیری آن پرداخته صبر است. پس در این کتاب سعی خواهد شد بیشتر اصول و ضوابط نگارش نامههای اداری .ملا کوئی باشد – که مهمترین بخش نامه های اداری، عناوین و متن ان است که ارتباط میان نویسنده و خواننده را از نظر تفهیم و تفهم ممکن میسازد. اینک .دربارهٔ هر یک سخنی خواهیم داشت

– تنظیم عنوان نامه: عناوین نامه در مکاتبات اداری، به مخاطب، فرستنده s موضوع نامه صبر بستگی دارد. انتخاب عنوان صحیح و آغازی منطقی، اثری مطلوب در خواننده بجا خواهد گذاشت. عنوان مناسب، مخاطب را وادار می کند که نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد. چنانچه در انتخاب عنوان نامه دقت کافی به عمل نیاید، این امکان وجود دارد که مخاطب در همان نگاه اول نسبت به نگارنده یا امضاکننده حالت ایستادگی یا مخالف به خود بگیرد که به طور مسلم نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد. بنابراین در انتخاب عنوان باید دقت کافی کرد، تا عناوین انتخاب شده مؤثر و مفید .افتند

در گذشته نامه ها با جملاتی شروع می شد که مبین نام مدیریت یا واحد مخاطب نامه بود. برای مثال نوشته می شد «اداره محترم کل کارگزینی» یا مرگشت محترم وزارت

او برخی جملات نارسا و بی محتوای دیگر، که با جزیی تفحص معلوم می شد که بعضی از این عناوین به طور ناخواسته حالت استهزا به خود گرفته است و در مجموع نه تنها عنوان نامه را نارسا می نمود، بلکه اصل موضوع، فدائی تعارف ہی ارزشیں و می شد، به طوری که نامه تأثیر خود را از دست می داد. برای رفع این مشکل از شیوه متداول در ارتش یعنی از واژههای «از، به، موضوع» جمله کوتاه مبنی بر محتوای نامه نوشته میشد. با این تفاوت که در سازمان های غیر ارتشی برای رعایت ادب نویسنده و احترام برای دریافت کننده نامه، ابتدا عنوان گیرنده نامه و سپس نام و مشخصات فرستنده نامه نوشته می شود که در این صورت عناوین مزبور به صورت زیر مورد استفاده قرار گرفت. او با در سال ۱۳۵۵، سازمان امور اداری و استخدامی کشور مراتب را طی دستورالعمل مکاتبات اداری به کلیه سازمان های دولتى ابلاغ نمود. اکنون در بیشتر سازمانهای دولتی و برخی مؤسسات بخش خصوصی به همین ترتیب عمل می شود. . و ضوابط مورد عمل و نحوه استفاده از عناوین مزبور پیشتر طی سرفصل (ضوابط مورد عمل در تنظیم عنوان های نامه» بیان گردیده است. .

… — تنظیم متن نامه: به طور کلی متن هر نامه اداری از سه قسمت متمایز یکدیگر تشکیل می شود. این سه قسمت که کمابیش در بیشتر تبات نیز وجود دارد، به قرار زیر است: . مقدمه – پیام اصلی –