احکام و موارد استفاده از آن در مکاتبات اداری

احکام

گروهی دیگر از نوشته های اداری احکام هستند. احکام جمع حکم و در لغت به معانی: «امر، فرمایشی – داوری، قضا – منشور، ابلاغ، فرمان – اجازه، فتوی و…» آمده است. حکم به صورت عام به نوشته هایی اطلاق می شود که از طرف مقام یا مراجع – – صلاحیت دار، دستور انجام کاری به فرد یا افراد جامعه داده شده و یا طی آن فرد یا افراد جامعه را از کاری منع نموده باشند. در اصطلاح اداری، حکم نوشته ای است که به موجب آن فردی از طرف مقامات صلاحیت دار سازمان و یا دستگاه اداری به سمتی منصوب و یا جام کاری به وی محول گر آنچه از مفاهیم حکم در این کتاب مطرح است، احکام اداری است. این گونه احکام به دو گروه عمده تقسیم می شود: گروه نخست، احکام استاندارد شده که بیشتر به صورت فرم است. مانند: حکم استخدام (نمونه ۱) و یا حکم مأموریت که به طور  عمول نحوه تنظیم آنها از قبل مشخص و به همراه فرم حکم مزبور ارائه میگردد. گروه دوم احکام غیر استاندارد هستند که با توجه به رو به سازمان و سلیقه افراد در شکل های مختلف تهیه و ابلاغ

می شوند. مانند: احکام اولیه انتصاب، برخی از احکام مأموریتها و …

روش تنظیم احکام به طور کلی برای تنظیم احکام استاندارد شده- که معمولاً به صورت فرم است دستورالعمل ویژهای به طور جداگانه و یا چاپ شده در پشت فرم ارائه میگردد. بنابراین در اینجا فقط راجع به احکامی صحبت میشود که به صورت فرم نمی باشد. همانطور که پیش تر هم گفته شد، احکام اداری بنا به سلیقه افراد و رویه های سازمان تنظیم و ابلاغ می گردند. اما در هر صورت احکام به مانند سایر نوشته های اداری دارای چار چوبی خاص هستند، که به دلیل اهمیت در اینجا به عنوان ارکان از آن سخن خواهدرفت با ارکان احکام عبارتند از: با گیرنده و یا اجرا کننده حکم تاریخ شروع و پایان دستور داده شده و نام و مشخصات و امضای مقام صلاحیت دار (دستور دهنده) با شماره و تاریخ دفتر اندیکاتور سازمان ذیربط پیداست که عدم وجود ارکان فوق الاشاره در احکام اداری مصداق آن را از بین برده حتی نمی تواند بدون برخی از آنها لازم الاجرا باشد.